Aktuelle Ereignisse in Europa erhöhen das Sicherheitsbedürfnis – auch in Unternehmen. Dadurch haben Cybersicherheit und sichere Kommunikation – sowohl innerhalb einer Organisation als auch zu externen Stakeholdern – eine neue Bedeutung erlangt. Unternehmen werden aufgerüstet, um sich auf unvorhergesehene Notfälle und Krisen vorzubereiten.
Denn dann sind schnelle Reaktionen, klare Informationen und konkrete Anweisungen in der Kommunikation gefragt. Nur so können Unternehmen die Unsicherheiten ihrer Mitarbeiter, Partner und Kunden beseitigen und eigenständig handlungsfähig bleiben. Ziel sollte es sein, die digitale Resilienz zu erhöhen und eine Kommunikation basierend auf dem Konzept der Sicherheit ohne Vertrauen aufzubauen.
Ob echte Notfälle oder digitale Cyberkrisen durch Hackerangriffe, Unternehmen müssen sich auf beides vorbereiten und verteidigen. In diesem Zusammenhang gewinnen die Themen Digital Resilience, Zero Trust und Notfallkommunikation neue Bedeutung. Gleiches gilt für digitale Kommunikationslösungen, die als primäres Kommunikationsmittel sicher funktionieren und in Notfällen Kommunikationsunterstützung leisten sollen. Unternehmen werden sich dessen zunehmend bewusst. Daher suchen sie nach sicheren digitalen Kommunikationslösungen, die auch bei Telefon- und Stromausfällen funktionieren und es Teams, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen ermöglichen, während einer Krise oder eines Notfalls zusammenzuarbeiten. Der Wunsch nach erhöhter Sicherheit wird entweder durch Plattformen erfüllt, die sich allgemein auf das Krisenmanagement konzentrieren, oder durch Lösungen, die durch spezifische Funktionen für eine reibungslose Kommunikation sorgen. Gleichzeitig sind kostenlose Messenger wie WhatsApp & Co. sie werden aus datenschutzrechtlichen Gründen zunehmend vermieden. Aber auch bei UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Zoom sehen sich Unternehmen zunehmend mit Compliance- und Funktionseinschränkungen konfrontiert.
Digitale Kommunikationslösung + Zero-Trust-Architektur = höhere digitale Belastbarkeit
Organisationen, die eine auf Unternehmen spezialisierte Kommunikationslösung einsetzen, sind nicht nur deutlich krisenfester, sondern auch digital resilienter. Dies bedeutet, dass sie angesichts komplexer und zunehmend unberechenbarer Risiken im Kontext digitaler und Informationstechnologien eine stärkere Widerstands- und Regenerationsfähigkeit besitzen. Ein noch größerer Schutz wird auf Basis des Null-Vertrauens-Prinzips gewährt. Zero Trust bedeutet, Dienste, Geräte und Benutzer im eigenen Netzwerk so zu behandeln, als wären sie extern. Gemäß dem Prinzip der Zero-Confidence-Sicherheit gilt es, alle verfügbaren Datenpunkte in die Authentifizierung und Autorisierung einzubeziehen, Verbraucherrechte einzuschränken und den Zugriff auf das Segment zu minimieren. Bei einer digitalen Kommunikationslösung kann dies beim Hosting beginnen und über die Benutzerverwaltung bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Standortaktivierung gehen. Auf diese Weise müssen Hacker nicht nur eine, sondern viele Hürden überwinden, um an Daten zu gelangen oder Schaden anzurichten. Eine digitale Kommunikationslösung nach dem Prinzip der Zero-Trust-Sicherheit ist eine unverzichtbare Erweiterung der digitalen Resilienz.
Die Eckpfeiler einer digitalen Kommunikationslösung
Wie bereits erwähnt, sind digitale Kommunikationslösungen weit mehr als nur Compliance und DSGVO-Compliance. Sie müssen auch in Krisen- und Notsituationen richtig eingesetzt werden können. Dabei spielt die funktionale Qualität eine entscheidende Rolle. Eine digitale Kommunikationslösung muss auf folgenden drei Eckpfeilern basieren: Sicherheit, Geschwindigkeit und Notfallfunktionen. In Krisen- und Notfallsituationen können Sekunden entscheidend sein. Daher ist die Geschwindigkeit der Kommunikation ein wichtiger Faktor. Für die Krisenkommunikation ist es wichtig, mobile Endgeräte und digitale Lösungen inklusive entsprechender Features bereitzustellen, bevor ein Notfall eintritt. Um alle Beteiligten gleichzeitig optimal zu schützen, sind die grundlegenden Sicherheitsanforderungen in Krisen und Notfällen unabdingbar. Dazu gehören maximale Datensicherheit, maximale Datensouveränität und Zero Trust. Darüber hinaus erfordert das Notfallmanagement ein hohes Maß an logischem Verständnis. Es ist entscheidend, das Geschehen aus funktionaler Sicht zu betrachten. Je einfacher die Entscheidung zur Nutzung fällt, desto schneller können alle Betroffenen informiert werden.
Nur wenn die Kommunikationslösung diese drei zentralen Aspekte berücksichtigt, unterstützt sie Krisen- und Notfallsituationen und ermöglicht einen reibungslosen Informationsaustausch vor, während und nach. Dazu gehören auch Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden.
In drei Schritten gut auf Krisen und Notfälle vorbereitet
Für den optimalen Umgang mit Ausnahmesituationen hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für den Krisen- und Notfall
Das erste, was Sie tun müssen, ist einen Notfall-Kommunikationsplan zu erstellen. Typische Krisen und Notfälle sind beispielsweise Produktionsmängel, Mitarbeiterunfälle, Umweltkatastrophen und zunehmend auch Hackerangriffe. Der Business Continuity Manager ist für die Erstellung des Notfallkommunikationsplans verantwortlich. Der Zweck des Plans ist
- alle Betroffenen – vom einzelnen Team über die gesamte Belegschaft bis hin zur gesamten Organisation –
- unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, ob im Büro, Home Office, unterwegs im Unternehmen oder mobil im Außendienst
- um kurz und prägnant über eine Krise oder einen Notfall zu informieren und gleichzeitig eine Möglichkeit zum Austausch zu schaffen
- und den Schaden für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Gleichzeitig identifiziert der Notfallkommunikationsplan Personen, die als Notfallmanagementteam fungieren. Zum einen wird festgehalten, welche Prozesse intern durchgeführt werden müssen. Andererseits sorgt es für eine verlässliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmen und umgekehrt. Unterstützt wird der Plan durch passende Lösungen, die den Prozess vorantreiben und dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Es wird außerdem empfohlen, den Notfallkommunikationsplan mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
Schritt 2: Wenden Sie die Theorie in der Praxis an
Standard-Kommunikationstools eignen sich zwar für die alltägliche Unternehmenskommunikation, sind aber nicht für Krisen- und Notsituationen gedacht. Denn UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Slack bieten hierfür keine spezialisierten Zusatzfeatures. Aber auch kostenlose private Messenger wie WhatsApp und Telegram sind aufgrund fehlender Notfallfunktionen und der Ablehnung des Zero-Trust-Sicherheitsmodells zu meiden. Besser ist es, wenn Mitarbeiter mit einer digitalen Kommunikationslösung ausgestattet sind
- ist einfach und intuitiv zu bedienen,
- bietet komplexe Zusatzfunktionen für Krisen- und Notfallsituationen,
- und hinterlässt keine Sicherheitsmängel, dh. garantiert maximale Sicherheit und Souveränität der Daten.
Schritt 3: Bestimmen Sie eine digitale Kommunikationslösung
Das Ziel einer digitalen Krisen- und Notfallkommunikationslösung sollte immer sein, eine uneingeschränkte Echtzeitkommunikation für einzelne Teams, die gesamte Belegschaft, die gesamte Organisation und externe Stakeholder wie Lieferanten, Kunden oder andere Unternehmen zu ermöglichen. Da sich das Smartphone bereits als wichtigster Endpunkt für die mobile Kommunikation etabliert hat, empfiehlt es sich, eine Instant-Messaging-Anwendung zu integrieren, die ausgefeilte Notfallfunktionen bietet. Das beinhaltet
- Alerts zur schnellen Warnung und Rückmeldung von Betroffenen.
- Rundfunk zur Information der Betroffenen von Krisen- und Notsituationen.
- Statusmeldungen, um Notfallanweisungen zu geben und die nächsten Schritte zu beschreiben.
- Push-to-talk, um eine direktere Sprachkommunikation zu ermöglichen und näher bei den Betroffenen zu sein.
- Gruppenchats zur Vereinfachung des Austauschs zwischen Mitgliedern des Krisenstabs durch vordefinierte Kreise und Listen.
- Kombinierte Chats und Gastzugang, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Zulieferern zu gewährleisten.
- Live-Standort, damit Sie Ihre aktuellen Standorte teilen können.
Secure Messenger, der all dies hat und zudem eine sichere, stabile und unabhängige Serverumgebung bietet, sorgt für den bestmöglichen Austausch und die schnellstmögliche Interaktion – vor, während und nach einer Krisensituation.
Fazit: Mit erhöhter digitaler Resilienz optimal auf Krisen und Notfälle reagieren
Um sowohl auf echte Notfälle als auch auf Cyberangriffe besser vorbereitet zu sein, brauchen Unternehmen vor allem eines: digitale Resilienz. Sie wiederum können durch den Aufbau eines Sicherheitsmodells ohne Vertrauen verstärkt werden. Insbesondere bereits eingesetzte oder geplante Lösungen müssen die Anforderungen des Zero Trust erfüllen. Damit ist die digitale Kommunikationslösung von Zero Trust für Unternehmen unverzichtbar, um Krisen- und Notfallpläne zu unterstützen und so den Informationsfluss jederzeit und überall sicherzustellen und den Schutz der Mitarbeiter zu gewährleisten.
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